Penerbitan untuk kemudahan akses: Sepuluh Langkah Untuk Menilai Diseminasi Multi Channel Anda (Bag 1)

Internet dan penerbitan elektronik telah mengubah cara kita berkomunikasi, namun demikian masih tetap tinggi permintaan terhadap publikasi tercetak, baik dalam bentuk produk terpisah maupun bagian dari paket multi media. Disisi lain, suatu lembaga riset memiliki kewajiban untuk menyebarkan informasi hasil penelitian dalam berbagai format termasuk cetakan, CD-ROM, Web, digital media, temu lapang, workshop/seminar dll. Masalahnya, bagaimana mengelola secara efektif dan efisien semua bentuk informasi tersebut dalam proses produksi yang cukup kompleks.

Beberapa langkah untuk menilai rencana Diseminasi Multi Channel yang wajib dipersiapkan oleh lembaga riset adalah:

Langkah Pertama: Apa tujuan diseminasi informasi anda?

Setiap organisasi memiliki strategi dan beberapa tujuan untuk menyebarkan informasi yang perlu diidentifikasi: a) Apa jenis informasi yang dimiliki yang akan disebarluaskan?, b) Apa tujuan untuk menyebarkan inoformasi? (harus sesuai dengan visi dan misi lembaganya), c) Apakah anda tahu berapa biaya yang diinvestkan dan akan memaksimalkan dampaknya?, dan d) Apakah ada kendala waktu untuk penyebaran/pengiriman?.

Faktor penentu keberhasilan pada langkah pertama adalah kebijakan penyebaran informasi yang jelas yang sejalan dengan tujuan lembaga riset dan memenuhi aspirasi pengguna akhir, serta dikomunikasikan kepada semua pihak yang berkepentingan dengan kegiatan penyebaran informasi di lembaga riset.

Langkah Kedua: Siapa pengguna akhir dan apa kebutuhan informasi mereka?

Memahami kebutuhan informasi pengguna akhir anda sangat penting guna memastikan bahwa mereka dapat mengakses informasi yang anda sebarkan, yaitu a) Apakah informasi yang ditargetkan kepada khalayak internal atau eksternal atau keduanya?, b) Apakah perlu untuk mencapai khalayak swasta atau masyarakat umum?, c) Apakah pengguna akhir anda memiliki akses ke internet, membutuhkan bahan cetak, atau keduanya?, d) Apakah pengguna akhir anda memerlukan informasi yang tepat waktu dan diperbarui secara berkala?

Faktor penentu keberhasilan pada langkah kedua adalah a) mengembangkan profil pengguna merupakan hal penting untuk keberhasilan penyebaran informasi, b) perlu diidentifikasi apakah penggunanya para profesional, peneliti, pengusaha, atau masyarakat umum, c) jenis informasi yang dibutuhkan dan frekuensi kebutuhan apakah sering atau hanya sesekali saja?

Langkah Ketiga: Merancang paket informasi

Berdasarkan pemahaman terhadap pengguna akhir, dapat ditetapkan paket informasi yang tepat dengan memilih konten publikasi yang tepat/sesuai serta format publikasi yang akan diproduksi. Beberapa hal yang harus diperhatikan: a) Siapa yang akan menyetujui informasi yang perlu dimasukkan dalam publikasi dan style nya seperti apa yang perlu diadopsi?, b) Berapa lama konten harus valid dan bagaimana dapat diperbarui secara?, c)  Apakah akan harus cross-referenced atau terkait dengan informasi dari dokumen atau publikasi lain?, d) Apakah paket informasi akan diproduksi dalam format cetakan, CD-ROM, DVD, elektronik atau leaflet?, dan e) Apakah anda perlu penulis, editor dan Dewan Redaksi?

Faktor penentu keberhasilan pada langkah ketiga adalah paket informasi harus dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengguna, khususnya untuk kemudahan penggunaan dan ketepatan waktu informasi. Dalam beberapa kasus, seorang pengguna mungkin perlu paket multimedia yang meliputi cetakan, CDROM, dan web. Kasus lain, masing-masing kelompok pengguna individu hanya perlu

satu format tertentu.

Bersambung

Sumber: www.tso.co.uk